Każdy kto uczestniczy w spotkaniach wie, że jest to czas który bardzo często jest marnowany z powodów: brak celu, narzekanie, kłótni 1:1, lub podgrupy dyskusyjne. Powstaje chaos a po spotkaniu nie ma decyzji. Za sprawne przeprowadzenie spotkań odpowiedzialny jest Scrum Master. 

Odpowiedzialność Scrum Master’a

Ta osoba ma za zadanie szkolić i trenować członków zespołu w celu poprawnej implementacji Scruma. Jest to powiązane również ze spotkaniami, w ramach zasad oraz dodatkowych. Jeżeli zespół nie może się dogadać, lub spotkania trwają za długo, nie są podejmowane decyzje – oznacza to niską jakość usług świadczonych przez Scrum Mastera. 

Z tego powodu osoba na tym stanowisku powinna posiadać wiedzę i umiejętności jak wpływać na ludzi, jak im przekazać informacje i jak szkolić. Bardzo często brak takiej wiedzy/umiejętności powoduje, że odbiór Scrum’a jest negatywny. Spotkałem się z opiniami, że Scrum to przepalanie godzin na spotkaniach, z których nic nie wynika.

TimeBox – Decyzja

Spotkanie musi odbyć się w wyznaczonym maksymalnym czasie. Jeżeli zespół nie może podjąć w tym czasie decyzji – jest na to prosta metoda. Wystarczy 10 minut przed końcem spotkania powiedzieć: „Czas nam się kończy, więc nasza decyzja jest taka:„, i zapisać decyzje na tablicy. W tej chwili uczestnicy skupią się tylko na podjętej decyzji, oraz będą wiedzieli, że czas na dyskusję skończył się. Poprzez sprawne stosowanie tej sztuczki możemy bardzo wiele zyskać – a na pewno zachowamy czas spotkania. 

Cel spotkania

Zanim pierwsza osoba rozpocznie dyskusję powinien być jasno ustalony cel. Jeżeli w trakcie uczestnicy zaczną podejmować inne tematy – należy reagować i korygować temat na ten właściwy. Nie jest to łatwe zwłaszcza w dynamicznym środowisku, ale nie ma innej rady – Scrum Master początkowo musi zdecydowanie reagować i poprzez to szkolić członków zespołu.  

Jeżeli okazuje się, że zespół ma wiele tematów do przedyskutowania – dobrym sposobem jest stworzenie strony na Wiki gdzie zostaną opisane tematy do dyskusji w przyszłości. To pomoże się skupić na aktualnym celu – ze świadomością, że wrócimy do zapisanych kwestii spornych. Tutaj najważniejsze jest rzeczywiście podjęcie zapisanych tematów.

Rozmowy 1:1 + widownia

Spotkanie to nie jest miejsce na rozwiązywanie problemów 1:1, jeżeli taki temat się pojawia, należy reagować i przesunąć ten temat na później. W sytuacji, gdy dwie osoby dominują spotkanie – jest to najgorsze marnowanie czasu jakie można sobie wyobrazić. Dwie osoby rozmawiają – 6 osób słucha, rolą Scrum Mastera jest włączenie pozostałych osób do dyskusji lub przerwanie jej. 

W takich sytuacjach Scrum Master powinien przerwać dialog i zapytać się każdej osoby na spotkaniu o zdanie – pamiętajmy poruszamy tematy wspólnie więc każdy powinien mieć coś do powiedzenia. Takie działanie pozwala na inne spojrzenie na problem i bardzo często pozwala na przejście do kolejnego tematu.

Wielkość zespołu

Scrum Team, który ma 9 członków, powoduje, że na spotkaniu może być 11 osób. Jest to już baaardzo dużo i bardzo łatwo zgubić dyscyplinę dyskusji. Sytuacja, gdy każdy musi się wypowiedzieć w trakcje Retrospektywy, może zająć ponad godzinę – a potem dyskusja na poruszone tematy. Duże zespoły warto podzielić na mniejsze

Przede wszystkim – nie wolno przekraczać dozwolonej wielkości zespołu, a gdy już jest taki liczny – warto przemyśleć nad jego podziałem. 

Podsumowanie

Zawarłem tutaj tylko kilka wskazówek dotyczących prowadzenia spotkania i dbania o to, aby było one wartościowe.  Jeżeli Scrum Master nie dołoży starań, i nie pomoże członkom w zespole w umiejętności przeprowadzania spotkań – może mieć to opłakany skutek. Zespół Developerski powinien umieć samodzielnie panować nad dyskusjami i nie marnować czasu na kiepskiej organizacji.